Bij Cactus zijn we er trots op dat we een AI- en automation-first bedrijf zijn. We kunnen digitalisering, automatisering en AI immers moeilijk bij onze klanten promoten als we deze technologieën niet zelf toepassen.
Daarom kijken we voortdurend kritisch naar onze eigen manier van werken. We zoeken naar mogelijkheden om processen slimmer in te richten, verder te automatiseren en betrouwbaarder te maken. Zo verminderen we onnodig handmatig werk en tijdrovende taken voor onze teams.
Het doel is eenvoudig: ervoor zorgen dat onze mensen zich kunnen richten op het werk dat écht waarde toevoegt.
Binnen onze backoffice is facturatie altijd een van de meest tijdrovende processen geweest, naast werkzaamheden zoals orderverwerking, boekhouding en klantenservice. Het automatiseren van de facturatie was dan ook een logische volgende stap.
Facturatie: onmisbaar, maar tijdrovend
Facturatie is een essentieel bedrijfsproces dat direct invloed heeft op de cashflow, de nauwkeurigheid van financiële rapportages en de relatie met klanten.
Bij Cactus werd de facturatie, net als bij veel andere bedrijven, traditioneel handmatig uitgevoerd door onze boekhoudafdeling aan het einde van iedere maand.
Om facturen op te stellen, moest ons team de geregistreerde werkuren in het taakbeheersysteem controleren, onderscheid maken tussen factureerbare en niet-factureerbare werkzaamheden, actieve en ondertekende contracten nalopen en nagaan welke medewerkers gedurende de maand voor welke klanten hadden gewerkt.
Omdat medewerkers voor meerdere klanten kunnen werken, vereiste dit proces voortdurend controles en het afstemmen van gegevens.
Het grote aantal handmatige stappen en uitzonderingen maakte het proces foutgevoelig. Dat leidde regelmatig tot frustratie, zowel bij klanten als bij onze eigen medewerkers.
Van uren werk naar seconden
Het facturatiesysteem dat we intern hebben ontwikkeld, biedt Cactus verschillende belangrijke voordelen:
- Aanzienlijke tijdsbesparing: taken die voorheen uren kostten, worden nu in enkele seconden uitgevoerd.
- Minder handmatige fouten: facturen worden rechtstreeks gegenereerd op basis van geregistreerde werkgegevens.
- Schaalbaarheid: het systeem groeit mee met het bedrijf, zonder dat de administratieve werkdruk toeneemt.
- Betere inzet van HR-capaciteit: minder tijd voor administratie en meer aandacht voor werk waarbij mensen centraal staan.
In de huidige versie duurt het genereren van een factuur slechts enkele seconden. Een directe en aanzienlijke efficiëntiewinst.
Volledig geautomatiseerde facturatie bij Cactus
We hebben een applicatie ontwikkeld die het volledige facturatieproces van begin tot eind automatiseert.
Momenteel maken we hiervoor gebruik van Power Automate, gecombineerd met maatwerkcode en integraties met andere tools. Maar dezelfde oplossing zou ook gebouwd kunnen worden met platforms zoals n8n of Ledgerage.
De specifieke technologie is daarbij minder belangrijk dan wat je ermee kunt bereiken: verschillende systemen met elkaar verbinden, slimme beslissingen nemen op basis van bedrijfsregels en de resultaten overzichtelijk rapporteren.
Tijdens het proces worden gegevens automatisch verzameld, gecontroleerd, aangevuld en verwerkt. Uiteindelijk wordt de definitieve factuur aangemaakt in ons ERP-systeem, Odoo, waar we bij Cactus enthousiast gebruik van maken, en naar de klant verstuurd.
Het resultaat? Consistente en nauwkeurige facturen, zonder handmatige gegevensinvoer of langdurige controles.
Conclusie
Onze applicatie voor geautomatiseerde facturatie laat zien hoe we bij Cactus onze eigen technische expertise inzetten om interne processen te verbeteren.
Juist dit soort verbeteringen helpt ons om meer tijd en aandacht te besteden aan wat echt telt: waarde creëren voor onze klanten.
Door voortdurend nieuwe, slimmere manieren van werken te ontwikkelen en bestaande processen te optimaliseren, blijven we innoveren en vooroplopen.
