En Cactus estamos orgullosos de ser una empresa prioritaria en IA y automatización. Al fin y al cabo, la digitalización, la automatización y la IA no son algo que podamos defender entre nuestros clientes si no lo practicamos nosotros mismos. Eso significa que revisamos continuamente cómo trabajamos para identificar oportunidades de mejorar los procesos, haciéndolos más automatizados, fiables y menos engorrosos y lentos para nuestro equipo. El objetivo es simple: asegurar que nuestra gente se centre en lo que realmente aporta valor.
En nuestro back office, la facturación ha sido históricamente una de las áreas en las que hemos dedicado una cantidad significativa de tiempo, junto con funciones como el procesamiento de pedidos, la contabilidad y el soporte al cliente. Por lo tanto, la facturación se convirtió en una prioridad obvia para la automatización.
Facturación, ¡la necesitamos!
La facturación es una función interna crucial que afecta directamente al flujo de caja, la precisión de los informes y las relaciones con los clientes.
Históricamente en Cactus, pero también en muchas otras empresas, la facturación suele ser una tarea manual, gestionada internamente por el equipo de contabilidad al final de cada mes. Para preparar las facturas, nuestro equipo tenía que revisar las horas de trabajo registradas en el sistema de gestión de tareas, distinguir entre tareas facturables y no facturables, revisar los contratos firmados y activos, y verificar qué empleados trabajaron para qué clientes durante el mes. Dado que los empleados pueden trabajar para múltiples clientes, este flujo de trabajo interno requería verificación y conciliación constantes. Había demasiados pasos manuales y excepciones que hacían que el proceso fuera propenso a errores, lo que generaba clientes y miembros del equipo insatisfechos.
Convertir horas de trabajo en segundos de ejecución
El sistema de facturación desarrollado internamente ofrece varias ventajas clave para Cactus:
- Ahorro significativo de tiempo, las tareas que antes llevaban horas ahora pueden completarse en segundos.
- Reducción de errores manuales, las facturas se generan directamente a partir de los datos de trabajo registrados.
- Escalabilidad, el sistema crece junto con la empresa sin añadir carga administrativa.
- Mejor asignación del esfuerzo de RR.HH., menos tiempo dedicado a la administración y más tiempo centrado en el trabajo con las personas.
En su etapa actual, generar una factura lleva menos de unos segundos, lo que representa una ganancia inmediata y eficiente.
Facturación sin intervención en Cactus
Construimos una aplicación que automatiza todo el flujo de facturación de principio a fin. Actualmente está implementada usando Power Automate, combinado con código personalizado e integraciones con otras herramientas, pero podría construirse igualmente con plataformas como n8n o Ledgerage. La herramienta específica importa menos que la capacidad: conectarse a múltiples sistemas, tomar decisiones inteligentes basadas en reglas de negocio e informar de los resultados con claridad.
A lo largo del proceso, los datos se recopilan, validan, enriquecen y transforman hasta que se genera una factura final en nuestro ERP, ya que somos entusiastas de Odoo, que se envía a nuestros clientes. El resultado son facturas coherentes y precisas sin necesidad de introducción manual de datos ni un largo proceso de revisión.
Conclusión
La aplicación de automatización de facturación es un gran ejemplo de cómo Cactus aprovecha la experiencia interna para mejorar nuestras propias operaciones. Pequeñas mejoras como esta nos ayudan a mantenernos enfocados en ofrecer valor a nuestros clientes y nos mantienen a la vanguardia desarrollando y perfeccionando continuamente formas de trabajo más inteligentes.
