CactusSoft is een Belgisch nearshoring software ontwikkelingsbedrijf, dat full-cycle diensten levert voor de West-Europese markt. Een van de belangrijkste doelstellingen is het verhogen van de winst. CactusSoft kan de winst op twee manieren verhogen:
- Onze bestaande activiteiten efficiënter uitvoeren, en
- Onze activiteiten verder ontwikkelen.
Deze keer gaan we niet in op hoe we de efficiëntie van onze bestaande activiteiten kunnen verhogen, maar staan we stil bij wat we doen om onze activiteiten verder te ontwikkelen.
Om onze business te ontwikkelen, trekken we nieuwe klanten en projecten aan. Een van de meest gebruikelijke benaderingen is het aanbieden van diensten aan onze bestaande en potentiële klanten. In onze business bieden wij meestal diensten aan via offertes.
Wat is een voorstel?
In het algemeen is een voorstel een gevraagd of ongevraagd plan van een partij om bepaalde goederen of diensten te leveren (of te kopen) aan (of van) een andere partij. In tegenstelling tot een aanbod is een voorstel geen belofte of verbintenis. Indien het echter door de andere partij wordt aanvaard, wordt van de indiener verwacht dat hij doorgaat en onderhandelt over de totstandkoming van een bindend contract. Als het wordt ingediend in antwoord op een verzoek om voorstellen (RFP), vormt het normaliter een offerte.
In de context van dit artikel is een voorstel een geheel van artefacten die een volledige beschrijving geven van ons bedrijfsaanbod, de technologische stapeling, de begrotingsraming, en hoe wij de klant waarde gaan bieden.
Wat is een goed voorstel?
Het uiteindelijke doel van een voorstel is een nieuw project te starten dat ons in staat stelt meer winst te maken, ten minste op middellange of lange termijn, en ons in staat stelt een zakelijk partnerschap op lange termijn aan te gaan.
Een goed voorstel is een voorstel dat ons in staat stelt dit doel te bereiken.
Soorten voorstellen
Alle voorstellen zijn uniek, maar sommige hebben een paar dingen gemeen.
Voorstel Overeenkomsten
De belangrijkste gemeenschappelijke elementen van de voorbereiding van voorstellen, die uw werk steeds meer beïnvloeden, zijn strikte termijnen en bijgevolg een zeer hoog werktempo. Uw werk is dus vooral gebonden aan tijdslimieten.
De reden is dat wij in de meeste gevallen een voorstel voorbereiden terwijl wij concurreren met andere bedrijven, en de klant stelt meestal een specifieke datum vast waarop alle leveranciers hun voorstellen moeten indienen.
Om binnen de termijnen te blijven, moet u speciale aandacht besteden aan enkele zeer belangrijke elementen:
- Kwalificaties van uw teamleden
- Beheer van afhankelijkheden, vooral de externe
- Snelheid van werken en besluitvorming.
Voorstel Verschillen
Ondanks veel overeenkomsten kan de voorbereiding van een voorstel sterk verschillen van project tot project. En bij het opstellen van uw voorstel moet u rekening houden met de bijzonderheden van uw geval.
De meest typische classificaties van voorstellen zijn de volgende:
- Doelstellingen
- Ontwikkeling en implementatie van een nieuw product vanaf nul
- Levering van een dienst (d.w.z. een testdienst, de derde ondersteuningslijn, enz.)
- Wijziging/ontwikkeling van het bestaande product of de bestaande dienst (bv. toevoeging van P2P-overschrijvingen aan de Internet-Client-Bank, wijziging van een encryptie-algoritme, migratie van een frontend-systeem van PHP naar JS).
- Ingangen
- Officieel (RFP – request for proposal, RFQ – request for quotation, RFI – request for information)
- Informeel (E-mail / telefoontjes naar account managers van de klanten)
- Uitgangen
- Klassiek” voorstel (een reeks documenten die onze visie (technisch, organisatorisch), financiële voorwaarden en andere informatie beschrijven)
- Klikbaar ontwerp
- Werkend prototype
- Aantal fasen
- Eén fase
- Meerdere etappes
- Bekendheid met de klant
- Nieuwe klant
- Bestaande klant
Voorstel Workflow
Fase 1. Uitkomsten bepalen
Belangrijkste stappen
- Verzamel en analyseer zeer zorgvuldig alle informatie over het voorstel die je hebt ontvangen.
- Communiceer met de klant
Het is heel belangrijk om te garanderen dat je alle documentatie-updates van de klant krijgt en er geen enkele mist. In jouw communicatie met de klanten is het belangrijkste dat je hun problemen en context volledig en correct begrijpt. Want hoe beter je de zakelijke uitdagingen van uw klant begrijpt, hoe beter je oplossingen kunt voorstellen.
Het is ook belangrijk om de specifieke achtergrond van de klant te begrijpen, zodat jouw voorstel beter aansluit:
- Probeer alles te weten te komen over je toekomstige wederzijdse werk.
- Krijg je toegang tot belanghebbenden? Tot gebruikers?
- Hoe werkt de interne IT-afdeling? Hebben ze formele processen? Welke benaderingen (waterval, Agile, of andere) gebruiken ze? Hoe zit het met de infrastructuur (testomgevingen, een code repository, externe toegang tot hun netwerk)?
- Werken andere leveranciers samen met deze klant? Hoe werken zij samen?
- 3. Eén duidelijke lijst ontwikkelen van alle deliverables en alle vereisten voor elke deliverable
- Spreadsheet met
- Zakelijke doelstellingen en deadlines
- Technische en softwarebeperkingen
- Veronderstellingen
- Voorstel voor technische oplossing
- Feature lijst met gebruikersrollen, beschrijvingen en aannames
- Frontend WBS (work breakdown structure) schatting (en BE, iOS, Android dienovereenkomstig)
- Business WBS-schatting
- Test WBS schatting
- Schatting ontwerp WBS
- Potentiële risico’s en mitigatieplan
- Tijdlijn van het project
- Presentatie voorstel
- Kosten voorstel
- Spreadsheet met
Fase 2. Planning
- Jouw RFP bemannen met mensen die alle vereiste vaardigheden hebben
Bij CactusSoft worden tech leads, als de meest ervaren en bekwame specialisten, toegewezen aan RFP schattingen.
- Risico’s beheren
Elk project moet risicobeheer hebben. Besteed speciale aandacht aan alle risico’s die de tijd beïnvloeden en vertragingen kunnen veroorzaken:
- Beheer externe afhankelijkheden zeer zorgvuldig.
- Neem expliciet tijdreserves op in je plan om risico’s aan te pakken.
Stage 3. Running
Voorstel Algoritme
- Maak een chat aan en voeg alle RFP-deelnemers toe.
- Plan een RFP-kick-off meeting.
- Definieer tijdens de kick-off meeting het actieplan en de mensen die daarvoor verantwoordelijk zijn.
- Stel een deadline vast voor elke fase van de RFP.
- BA maakt een WBS (lijst van kenmerken).
- Tech leads schatten de WBS, met alle aannames en risico’s.
- PM valideert de schattingen.
- PM maakt een project tijdlijn.
- PM werkt de presentatie van het voorstel bij.
- PM stuurt
1) WBS met ramingen
2) Tijdlijn
3) Presentatie aan de verantwoordelijke accountmanager.
Fase 4. Levering
Het voorstel wordt aan de klant geleverd.
Fase 5. Wachten op de resultaten
Meestal kost het de klant enige tijd om alle ontvangen voorstellen van alle verkopers te overwegen en een beslissing te nemen. In sommige gevallen kan de klant je om aanvullende informatie vragen. Vergeet niet jouw team te bedanken en hen het resultaat te vertellen.
Als u een idee of een digitale uitdaging hebt waarmee wij u kunnen helpen, neem dan contact op met CactusSoft via info@cactussoft.biz om het te bespreken.
