En los grandes proyectos de implementación que terminan mal, he notado tres señales de advertencia que se presentan con una previsibilidad notable. Si las detectas a tiempo, es posible que tengas la oportunidad de corregir tu rumbo antes de que sea demasiado tarde.
1. Tomadores de decisiones indecisos
Tu proyecto está aprobado y avanzas, pero aún no se han tomado decisiones clave. No puedes decidir qué incluir y qué excluir. No puedes decidir una fecha de implementación. No estás seguro de cuál es el presupuesto. ¿Deberías hacerlo todo de una vez o implementarlo por fases? Esta lista continúa, pero ¿qué lo causa? A veces, es porque los tomadores de decisiones están tan alejados del funcionamiento diario del proyecto que no lo entienden. No sin razón, dudan en tomar una decisión sobre algo de gran consecuencia sin comprenderlo. Pero no quieren renunciar a su derecho a tomar la decisión, de todos modos.
Un escenario común es cuando el proyecto se configura con un comité directivo de altos líderes de múltiples funciones. Aunque estructurar un comité directivo de esta manera es bien intencionado e inclusivo, inevitablemente terminas con algunos tomadores de decisiones que no tienen idea de lo que les estás pidiendo.
Solución: Las mejores decisiones las toman aquellos que están lo suficientemente cerca para comprender la situación y las consecuencias. Cuanto más te alejas, peores son las decisiones. Estructura tu proyecto con tomadores de decisiones cercanos al tema que reporten a los altos líderes. Si no puedes lograr esto, mira si puedes convocar un subcomité de altos líderes lo suficientemente cerca para entender el tema, que sean responsables de tomar las decisiones e informar a los demás.
Otra razón por la que los tomadores de decisiones se vuelven indecisos es porque las reglas de participación en torno a la toma de decisiones no son claras. Los tomadores de decisiones se preguntan: ¿Y si me equivoco? ¿Y luego cambio de opinión? ¿Puedo cambiar de opinión? ¿Esto es por consenso o por mayoría de votos? ¿Puedo seguir pensando en esto y responder más tarde? ¿Me harán responsable? ¿Hay un límite de tiempo?
Solución: Define las reglas de participación desde el principio. Hagas lo que hagas, no tomes decisiones por consenso. Simplemente vota. Registra el voto. Informa sobre el voto, por escrito, por votante. Grábalo en video si puedes. (Nunca he hecho esto realmente, pero siempre he querido intentarlo). Deja claro que no pueden cambiar su voto más tarde, incluso si alguien se queja.
Aquí hay algunos síntomas de tomadores de decisiones indecisos:
- Frases como «¿Podemos posponer esto hasta la próxima reunión?» o «¿Podemos tratar esto fuera de línea?».
- Solicitar más datos y luego cuestionar los datos.
- Querer que alguien más (en otro departamento, otra ciudad, otra zona horaria) «opine» antes de expresar su opinión.
2. Comunicaciones incomunicadas
Esto es más fácil de identificar cuando no hay ningún plan de comunicación. Alternativamente, puede haber un plan, pero el plan es inadecuado para el proyecto. Las razones para esto son muchas. Quizás los líderes no ven la necesidad de comunicarlo (aunque sea una implementación importante). Debido a que el conocimiento es poder, algunos se muestran reacios a compartir información y, por lo tanto, a ceder poder.
La comunicación que incluye un mensaje potencialmente negativo es particularmente problemática, aunque nunca es una buena estrategia no dar malas noticias y esperar que nadie se dé cuenta. Cuando hay elementos negativos, es aún más crítico gestionar el mensaje. Ocasionalmente, los líderes creen que los empleados, proveedores, clientes u otras partes interesadas «no entenderán» y, por lo tanto, no deberían tener acceso a la información. A veces, es una simple cuestión de subestimar el impacto del proyecto.
Solución: Haz de las comunicaciones un componente clave de tu plan de proyecto. Incluye a alguien del departamento de comunicaciones (cuanto más alto, mejor) de manera muy visible en tu equipo de proyecto. Dales tiempo en la agenda para establecer un plan de comunicación. Sé persistente.
Incluso cuando hay un plan de comunicación establecido, aún puede fallar porque subestima la necesidad de información o sobreestima el impacto de comunicaciones menores. Si escuchas «Claro que lo saben, lo mencionamos una vez en esa reunión de personal hace cuatro meses», sabes que el plan de comunicación no es estelar.
Solución: Asegúrate de que tu plan de comunicación sea sólido y considere el impacto en todas las partes interesadas, especialmente en las operaciones, mucho antes de la fecha de implementación. Difunde suficiente información con anticipación para que puedan reaccionar; esto provocará tu próximo conjunto de mensajes de comunicación. Incluye información que sabes que las partes interesadas querrán escuchar, no solo lo que tú quieres decir, incluso si es incómodo.
Ten en cuenta estas indicaciones de que puedes tener comunicaciones incomunicadas:
- Dudar en comunicar cualquier cosa que no esté «definida», como la fecha de implementación.
- Cambiar el lenguaje significativo en los borradores de comunicaciones por un «lenguaje corporativo» que transmite poco.
- Incumplir los plazos para los lanzamientos de comunicación.
- No abordar ningún impacto negativo de tu proyecto.
3. Plazos inoportunos
La causa más común de esto es establecer la fecha de implementación antes de crear el plan del proyecto. ¿No crees que esto ocurre? Sucede todo el tiempo. TODO. EL. TIEMPO. Alguien en algún lugar pensó que no necesitabas perder el tiempo considerando lo que hay que hacer antes de establecer una fecha de lanzamiento.
Solución: CREA EL PLAN DEL PROYECTO PRIMERO. Involucra a la Oficina de Gestión de Proyectos desde el principio para obtener su ayuda y, por supuesto, considera a todas las partes interesadas que se verán afectadas por esto en el camino. Pregúntales cuánto tiempo necesitan para completar su parte. Deja tiempo adecuado para las pruebas. Por cierto, también necesitarás tiempo para crear un buen plan de proyecto, así que deja espacio para esto en el cronograma mientras lo haces.
Otra causa menos obvia de esto es la disponibilidad de recursos. Particularmente si es un proyecto a gran escala y todos tus mejores jugadores están ocupados en otros proyectos importantes. El cronograma puede haber tenido sentido en abstracto, pero en la realidad de las restricciones de recursos, puede que no. A veces, las personas adecuadas para implementar el proyecto ni siquiera trabajan para ti. Es posible que necesites contratar personal con un talento diferente o mejor.
Solución: Considera otros proyectos de implementación importantes que se estén llevando a cabo al mismo tiempo. Evalúa de manera realista tu talento disponible. Contrata mejores personas si es necesario. Involucra a consultores para cubrir las brechas existentes.
Busca estas pistas para ayudarte a identificar plazos inoportunos:
- Plazos establecidos sin un plan de proyecto.
- Incumplimiento de plazos al principio del proyecto.
- Cambiar componentes clave del proyecto o sacrificar calidad solo para mantener el cronograma.
- El equipo de implementación está completamente estresado.
Basándome en mi experiencia con planes de implementación que han salido mal, hay un hilo común en cada uno que se relaciona con estas tres señales de advertencia. Estate atento a estos indicadores al principio de tu implementación de proyecto y tómalos en serio. Tus pasos para mitigarlos pueden dar un giro al proyecto y encaminarlo en la dirección correcta.
Lorraine Bell tiene más de 20 años de experiencia en negocios y recursos humanos, con un enfoque en recompensas totales. La Sra. Bell comenzó su carrera con más de una década como consultora, pero se pasó a la industria, finalmente como Vicepresidenta de Recompensas Totales para un gran sistema de salud.
Lorraine Bell brinda consultoría de recursos humanos con un enfoque en implementaciones de programas complejos o iniciativas de cambio. Su enfoque es el desarrollo de estrategias, la planificación de proyectos, la gestión de plazos y presupuestos, y la gestión del cambio, incluido el apoyo a la comunicación.
Lorraine es consultora principal en LBell HR Consulting. Para más detalles, visite: www.lbellhr.com.
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