«Si pones a 20 ejecutivos en una sala y les pides que definan ‘digital’, te garantizo que obtendrás 20 respuestas diferentes», dice Anand Eswaran, Vicepresidente Corporativo de Microsoft Services y Microsoft Digital. Esa es la realidad: la mayoría de los líderes empresariales se sienten abrumados por la tecnología y no están seguros de por dónde empezar ni cuánto dinero y tiempo dedicar a la Transformación Digital.
Sobre los temas de cómo integrar la tecnología en toda la empresa, qué requiere la Transformación Digital y por qué lo digital va más allá de la tecnología, hablamos con Soumyasanto Sen, un líder millennial, asesor, evangelista e inversor en tecnologías de RR.HH., centrado actualmente en análisis de personas impulsado por IA, estrategias digitales, blockchain y transformación digital de RR.HH.
Apasionado por el emprendimiento, Soumya también es cofundador y miembro del consejo asesor de HRTech Conscience y Delité Advisory & Partners.
«Aquellos que no se adapten a la Transformación Digital, fracasarán»
– La digitalización se convierte en una parte esencial de la estrategia corporativa, pero, para ser honestos, para una parte significativa de los dueños de negocios y profesionales de RR.HH., la digitalización es solo una palabra de moda. Después de todo, ¿qué significa la Transformación Digital de un lugar de trabajo para una empresa?
La digitalización puede extender el alcance de las organizaciones, mejorar las decisiones de gestión y acelerar el desarrollo de nuevos productos y servicios. Al mismo tiempo, la adopción excesivamente rápida de tecnologías puede alterar los modelos de negocio tradicionales. Los dueños de negocios son igualmente responsables del éxito de la Transformación Digital.
El desafío de la digitalización no es adquirir competencia en tecnologías digitales; en cambio, la dirección debe crear las condiciones y la cultura necesarias para permitir una transformación hacia una organización digitalmente madura. Los líderes y los profesionales de RR.HH. también deben ayudar a las personas (clientes, proveedores, empleados) a adoptar la mentalidad adecuada para asumir todos estos cambios. El valor real de la Transformación Digital para RR.HH. es que permite a toda la organización pensar creativamente.
Por lo tanto, para mí, la digitalización es más que una palabra de moda y es, sin duda, una parte esencial de las estrategias corporativas. No hay alternativa a la Transformación Digital. Las empresas visionarias crearán nuevas opciones estratégicas para sí mismas; aquellas que no se adapten, fracasarán.
El lugar de trabajo digital también se considera un activo de la empresa. El lugar de trabajo digital abarca todas las tecnologías que las personas utilizan para realizar su trabajo en el entorno laboral actual. Va desde RR.HH. y las aplicaciones empresariales principales hasta el correo electrónico, la mensajería instantánea, las herramientas de redes sociales empresariales y las herramientas de reuniones virtuales.
Según Deloitte, el marco del lugar de trabajo digital consta de cuatro capas que cubren los siguientes componentes, como se muestra en el diagrama a continuación:
Según Deloitte, el lugar de trabajo digital se trata de la capacidad de los empleados para hacer su trabajo colaborando, comunicándose y conectándose con otros.
La tecnología permite el lugar de trabajo digital. Cada organización ya tiene una caja de herramientas para el lugar de trabajo digital con diferentes herramientas. Dependiendo de tu industria y necesidades comerciales, las herramientas necesarias para apoyar tu lugar de trabajo digital varían. La clave es adoptar las herramientas adecuadas para que tus empleados realicen su trabajo.
Un uso efectivo de la tecnología en el lugar de trabajo digital está respaldado por controles apropiados. Esto significa que se debe apoyar el lugar de trabajo digital con estructuras de gobierno y procesos de gestión adecuados.
Como con cualquier iniciativa central, es esencial que las necesidades del negocio impulsen el lugar de trabajo digital. Para ofrecer los beneficios necesarios, la dirección de tu organización debe guiar la dirección de tu lugar de trabajo digital.
Sobre las estrategias digitales de RR.HH. y un cambio profundo de mentalidad
– ¿En qué etapas consiste la transformación digital? ¿Qué pasos son los más importantes y requieren una atención particularmente cercana?
Para ser muy claro, invertir en tecnología no es lo mismo que Transformación Digital. La mayoría de las empresas están invirtiendo ahora en nuevas herramientas, aplicaciones, plataformas y servicios. Esto las hace tecnológicamente habilitadas, pero no significa que las empresas estén realmente transformándose en una economía digital. Con la Transformación Digital, la tecnología está impulsada por un propósito, y ese propósito está destinado a remodelar el negocio.
Basado en la investigación de empresas como Cognizant y Altimeter, hay seis etapas clave por las que muchas organizaciones pasan en su Transformación Digital. Pero esto no significa que todos tengan que seguir esta secuencia.
La Transformación Digital permite a las personas pensar y transformarse. La Transformación Digital se trata de la capacidad de la organización y, por lo tanto, de la mente de las personas, no solo para adaptarse al cambio, sino para impulsar el cambio y la innovación, permitiendo a la organización profundizar en su necesidad, valores, propósito y misión.
La Transformación Digital no es solo tecnología nueva y brillante; es una nueva forma de organizar, interactuar con clientes y empleados, y construir redes de experiencia y confianza, a través de la cooperación y la colaboración, y trabajar más rápido, mejor y de manera más inteligente que nunca.
Adoptar el mundo digital e implementar transformaciones tecnológicas no necesariamente comienza con la tecnología. En realidad, comienzan con un cambio profundo de mentalidad, una evolución en la forma en que vemos el mundo. La estrategia digital juega un papel importante aquí.
Las estrategias digitales de RR.HH. o estrategias de tecnología de RR.HH. deberían apoyar los objetivos estratégicos generales de la organización, y RR.HH. debe asumir la responsabilidad de la estrategia digital y asegurarse de que esté alineada con la estrategia de RR.HH., que a su vez debe alinearse con la estrategia de negocio. Además, debe enfatizar algo más que la simple eficiencia y efectividad como motor para la adopción de tecnología, y elegir soluciones que permitan el crecimiento y la flexibilidad futuros, mientras se centra en implementar soluciones que satisfagan las necesidades actuales y futuras de la organización.
Los impulsores que pueden liderar las estrategias digitales para RR.HH. son (consulta Estrategia Digital en el Mundo de RR.HH.):
¿Qué beneficios buscan las empresas de la nueva tecnología de RR.HH.?
– Es una práctica común identificar los beneficios de la nueva tecnología de RR.HH. antes de que comience el proceso de implementación. Pero, ¿qué beneficios deberían incluirse en la lista?
Al seleccionar la tecnología adecuada, los departamentos y profesionales de RR.HH. pueden ofrecer interfaces de usuario más simples, rápidas e inteligentes, como parte de un sistema HCM. Esto permite a las organizaciones poner la productividad y el compromiso en el centro del proceso, lo que a su vez debería fomentar la lealtad de los empleados.
Las principales inversiones en soluciones de tecnología de RR.HH. son tiempo, dinero y energía. Se deben incluir los siguientes beneficios al considerar la transformación de la tecnología de RR.HH.:
Administración fácil e intercambio de información
Una buena tecnología de RR.HH. permite compartir información, ya sea escrita o transmitida, más rápidamente y con menos recursos. También debería proporcionar una administración fácil que elimine la necesidad de sistemas de doble o triple entrada y reduzca la necesidad de archivar grandes cantidades de papeleo.
Mayor productividad
Un mejor sistema de RR.HH. puede generar beneficios de productividad reales, ya que la adopción de herramientas innovadoras conduce a la optimización de la fuerza laboral, la ventaja competitiva y una mayor satisfacción del cliente. La productividad es esencial para los empleados, los empleadores, la organización y la economía, que se beneficiarán de ello.
Reducción de costes
Además de los costes menos tangibles como la eficiencia o la productividad, una buena tecnología de RR.HH. ahorrará dinero real; especialmente en la era de la computación en la nube, la reducción de costes se considera uno de los principales beneficios de cualquier tecnología de RR.HH.
Mejora de la comunicación
Las tecnologías de RR.HH. deben brindar a los empleados la oportunidad de hacer su trabajo colaborando, comunicándose y conectándose con otros, aumentando el compromiso de los empleados y mejorando el rendimiento a su vez.
Enfoque en análisis
El análisis ya no se trata de encontrar información interesante e identificarla para los gerentes. Ahora, los datos se utilizan para comprender cada parte de una operación comercial, y las herramientas analíticas se están integrando en la toma de decisiones diaria de las operaciones comerciales. El análisis de RR.HH. juega un papel vital aquí.
Hay muchos otros beneficios, y además de la conveniencia de un sistema de RR.HH. al que puedan acceder en línea los empleados y gerentes, estos incluyen:
- Ir a lo móvil para una accesibilidad continua.
- Ayudar con la consistencia.
- Asegurar el cumplimiento y la privacidad.
- Mejorar la experiencia del usuario.
Las razones por las que fracasan tantas implementaciones de tecnología de RR.HH.
– ¿Cuánto dura el proceso de implementación para empresas de diferentes tipos? ¿Es justo decir que la digitalización de los flujos de trabajo es un proceso sin fin?
La transformación digital no es un resultado; es un viaje complejo pero en desarrollo. No creo que nadie hoy pueda afirmar que ha llegado al final del proceso de Transformación Digital. La mayoría apenas está comenzando; de hecho, algunos ni siquiera han empezado todavía.
Según una investigación de MIT/Sloan, el 63% de los ejecutivos reveló que el ritmo del cambio tecnológico en su organización era demasiado lento. En el mismo informe, el obstáculo citado con más frecuencia para la Transformación Digital era «la falta de urgencia».
«Si hubiera preguntado a la gente qué quería, habrían dicho ‘caballos más rápidos'».
Henry Ford
Por lo tanto, en esta era digital, no se puede dar un cronograma fijo, ya que es un proceso de mejora continua. La Transformación Digital es grande y también costosa. Cubre todo, desde interactuar efectivamente con clientes, proveedores y empleados, formar nuevos equipos para colaborar, forzar mejoras de procesos e innovación, optimizar modelos de negocio e inspirar nuevas infraestructuras, etc.
En realidad, es un proceso ágil, que por supuesto no tiene fin si así lo pensamos. El proceso implica medir, aprender y construir continuamente a lo largo del viaje.
– ¿Por qué crees que fracasan tantas implementaciones de nueva tecnología de RR.HH., que cuestan decenas de miles?
Las organizaciones utilizan cientos, a veces miles de aplicaciones. Constantemente se implementan nuevas aplicaciones, ya sean nuevas versiones o actualizaciones o reemplazos de aplicaciones heredadas antiguas. Todo esto conlleva riesgos, y si no se tienen en cuenta, fracasan. Los problemas más importantes hoy en día son:
La adopción es la clave del éxito de los productos y servicios.
El punto más importante es aceptar el cambio y adaptarse a la transformación. Si a los usuarios no les gusta usar la aplicación o comienzan a disminuir su uso, todos tus esfuerzos llegarán a un final desafortunado.
La experiencia del usuario es lo que más importa hoy.
Hoy en día, las expectativas de los usuarios son muy altas. En sus vidas personales, están acostumbrados a tener tecnologías fáciles de aprender y usar al alcance de la mano. Una experiencia de usuario de primer nivel es una excelente manera de mantener a los usuarios involucrados y comprometidos con un producto en esta era digital.
Tampoco se deben ignorar las razones de una transformación fallida a continuación:
Partes interesadas o propietarios no comprometidos
Cualquier proyecto exitoso de tecnología de RR.HH. requiere la participación activa de las partes interesadas adecuadas: los tomadores de decisiones y propietarios de los procesos comerciales involucrados en el problema que se aborda, que puedan tomar las decisiones correctas y liderar el proyecto hacia el éxito. Si faltan o no están comprometidos, las posibilidades de fracaso son muy altas.
Falta de relevancia para el negocio
Una razón muy común para el fracaso es la falta de relevancia para el negocio. No es inusual que un proyecto de tecnología de RR.HH. se centre en un tema o área que en realidad no agrega valor al negocio. La adición de valor es muy importante para cualquier negocio, especialmente cuando se considera la transformación.
Sin medidas ni agilidad
Ninguna empresa puede gestionar o mejorar hasta que pueda medir. Por lo tanto, mide y compara la experiencia de usuario existente del negocio y compara instantáneamente cualquier variación cuando se realiza un cambio. Siempre hay margen de mejora y el proceso debe ser ágil.
Otras razones también incluyen:
- Falta de equipos altamente calificados.
- Falta de integración de tecnologías y datos nuevos y existentes.
- Procesos lentos y deficientes.
- Tecnologías obsoletas.
- Falta de colaboración entre TI y el negocio. Las razones pueden variar para cada empresa, pero las razones más significativas suelen estar detrás de los fracasos de la transformación.
Sobre los departamentos de RR.HH. y las habilidades técnicas
– Existe la opinión de que solo el personal de RR.HH. debería trabajar en RR.HH. ¿Necesita una empresa incorporar personal técnico a su departamento de RR.HH. antes de iniciar una Transformación Digital?
El equipo es la estructura de productividad definitiva dentro de cualquier organización, y RR.HH. debe estar en medio de esto, asegurando que se representen las personalidades y habilidades adecuadas, e impulsando nuevas metodologías para garantizar las mejores consecuencias posibles. Aumentar el compromiso y la diversidad del equipo, utilizar evaluaciones psicométricas, fomentar la retroalimentación continua del rendimiento y garantizar la confianza y la colaboración son los principales desafíos para cualquier desarrollo de equipo.
Según Bersin, si RR.HH. no apoya los elementos de construcción, optimización, rendimiento, recompensa y reconocimiento, y apoyo metodológico, todo el proyecto podría estar en riesgo de fracasar estrepitosamente.
Por lo tanto, con respecto a la estrategia, para competir con éxito en la nueva economía digital, RR.HH. debería:
- Utilizar la tecnología de manera efectiva para ejecutar los imperativos comerciales y ampliar la colaboración con otros departamentos, incorporando tecnología móvil, análisis, redes sociales y la nube para facilitar la transición a un rol estratégico.
- Considerar el riesgo competitivo de no aprovechar la tecnología para contribuir a la estrategia empresarial. Las organizaciones en economías desarrolladas no están adoptando la tecnología tan rápidamente como sus pares en economías de rápido crecimiento y pueden correr el riesgo de quedarse atrás en la competencia global por el talento.
- Aceptar la transición hacia el pensamiento estratégico y la obtención de resultados comerciales.
La Transformación Digital no podría prosperar sin la integración de TI y el negocio. La mayoría de los proyectos exitosos de Transformación Digital involucran a personas de RR.HH. y tecnología juntos dentro de un mismo equipo. La falta de colaboración entre ellos conduce al fracaso seguro.
Eugenia Bereziuk es analista en Cactus, una organización internacional que proporciona una gama completa de servicios necesarios para construir, ajustar o mejorar procesos de RR.HH. o de negocio en una empresa. Fue reportera y editora durante una década y trabajó como jefa de un departamento financiero, y luego como jefa de reporteros especiales.
Además de su trabajo principal, es Editora Jefa del blog de CactusSoft y del blog WISP HR, donde los colaboradores discuten ideas sobre tecnología, el mundo digital, recursos humanos y tecnología de RR.HH.
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