En el artículo anterior, hablamos sobre la externalización del desarrollo y sus tipos: out staffing, equipos gestionados y desarrollo de software a medida. Hoy nuestra colega Mariam Rustamyan, Analista de Negocio en CactusSoft, continúa con este tema y les presentará dos tipos comunes de acuerdos contractuales: Precio fijo y Tiempo y material. Esta descripción general puede ser útil cuando desee establecer una asociación de desarrollo y necesite elegir un formato de colaboración adecuado.
Como introducción, recapitulemos los elementos que deben gestionarse durante cada proyecto, por lo que deben reflejarse en el acuerdo:
- Alcance: el conjunto de actividades necesarias para alcanzar el objetivo del proyecto.
- Tiempo: el cronograma del proyecto.
- Coste (presupuesto): la limitación financiera del proyecto.
El alcance, el tiempo y el coste son variables que se influyen mutuamente; la fluctuación de una puede provocar cambios en las otras.
Adicionalmente, nos gustaría destacar los siguientes 3 elementos, que también son cruciales y deben considerarse como el núcleo del proyecto:
- Calidad: criterios y métricas a los que debe ajustarse el resultado tangible o intangible.
- Riesgos: un evento potencial que puede ocurrir e influir en el flujo normal del proyecto.
- Beneficios: algunas ventajas o ganancias que obtendrán las partes.
Como puede suponer, todos los elementos mencionados influirán directamente en el tipo de colaboración, así que piénselos detenidamente cuando contrate socios de desarrollo externos.
Para finalizar la introducción, nos gustaría dar una definición de cada uno de los 2 tipos de contratos de los que hablaremos hoy.
- En un contrato de precio fijo, las tres restricciones, alcance, tiempo y presupuesto, están preacordadas y fijadas. En general, este tipo de contrato se anticipa con una fase de descubrimiento. Esto nos permite definir el alcance en detalle y descubrir la mayoría de los riesgos. En base a eso, se fijan el presupuesto y el cronograma.
- En un contrato de tipo tiempo y material, ciertos parámetros son fijos, a saber, el coste de todos los recursos involucrados y el coste de ciertas herramientas y materiales. El alcance está definido pero no es fijo, por lo que el presupuesto y el cronograma tampoco están escritos en piedra. En algunos casos, se puede definir un presupuesto máximo o una fecha límite final, lo que puede llevar a tomar ciertas decisiones para salvaguardar el presupuesto o el cronograma.
Descripción general del enfoque de precio fijo
El enfoque de precio fijo es una forma de trabajar bastante estricta. Esto tiene sus pros y sus contras. Permítanme señalar algunos de ellos.
Lo primero positivo es que, como el presupuesto es fijo, puede planificar su presupuesto anual general y su flujo de caja por adelantado. En segundo lugar, tiene una fecha exacta de finalización del proyecto. ¡Es muy útil para la planificación estratégica, especialmente si hay dependencias! Por ejemplo, si desea tener alguna activación de mercado antes del lanzamiento del proyecto, un contrato de precio fijo permite planificar con anticipación, incluso sin esperar hasta el final del desarrollo. Finalmente, este tipo de proyecto requiere menos esfuerzos de gestión por parte del cliente para el seguimiento del presupuesto/cronograma. Como los resultados del proyecto están preacordados, la entrega exacta es responsabilidad de la empresa de desarrollo. Por ejemplo, en CactusSoft utilizamos varias herramientas como presupuestos ascendentes (bottom-up), gráficos de burn-down, control y optimización de costes, etc., para cumplir con el presupuesto y el plazo.
Pueden surgir situaciones inesperadas, como cambios drásticos en el mercado. En colaboraciones fijas, las solicitudes de cambio son la única solución para las desviaciones. Sin embargo, esta falta de flexibilidad resulta en un procedimiento de solicitud de cambio estricto desde el inicio del proyecto, lo que conlleva altos costes y un aumento del tiempo y los esfuerzos administrativos. En particular, los cambios significativos en el alcance plantean un riesgo de sobrecoste presupuestario y de cronograma, con posibles penalizaciones ilimitadas. En CactusSoft, mitigamos los riesgos mediante un estilo de trabajo ágil. A menudo recomendamos el enfoque de proyecto Tiempo y Material con CAP para mejorar la adaptabilidad.
Al hablar de las características de los proyectos de precio fijo, es crucial destacar la necesidad de una fase de descubrimiento. Esta fase, esencial para definir el alcance y los riesgos, puede estar del lado del cliente o en colaboración con el socio de desarrollo (con un coste asociado). Después del descubrimiento, el alcance, el presupuesto y el plan se establecen mediante negociaciones. No establecer los requisitos de calidad durante esta fase supone un riesgo sustancial, que puede llevar al rechazo del cliente, obligando al proveedor a realizar costosas correcciones y pagar penalizaciones.
Lamentablemente, la fase de descubrimiento, que involucra varios roles comerciales y técnicos, puede llevar mucho tiempo y ser costosa. Da como resultado requisitos detallados y, a menudo, prototipos o diseños. A pesar de la inversión inicial antes del comienzo del proyecto, este gasto resulta valioso. Incluso si el cliente decide no continuar, los conocimientos adquiridos ayudan a identificar riesgos, evitando mayores pérdidas y posibles frustraciones por un proyecto incompleto.
Descripción general del enfoque de Tiempo y Material
El enfoque de Tiempo y material (T&M) enfatiza la flexibilidad. Permite cambios en el alcance durante la implementación del proyecto, lo que simplifica la negociación y creación del contrato y reduce los costes asociados. A diferencia de los contratos de precio fijo, los proyectos T&M no requieren un alcance extremadamente detallado al inicio del proyecto, evitando la necesidad de una fase de descubrimiento separada. Esto acelera el inicio del proyecto. Además, T&M facilita la adición rápida de recursos sin largas negociaciones ni cambios en el contrato, agilizando el desarrollo. Es importante destacar que el coste para el cliente por el mismo trabajo suele ser más bajo que en un contrato de precio fijo, ya que la mitigación de riesgos no está incluida en el precio.
Una preocupación adicional es el cronograma incierto en los contratos de Tiempo y Material, lo que puede provocar desafíos en la asignación de recursos y pérdida de productividad. En CactusSoft, abordamos esto con planificación de recursos bajo demanda y buffers de especialistas. Otro problema menos evidente es la necesidad de un alto nivel de confianza en las colaboraciones T&M, ya que los bajos niveles de confianza pueden elevar el riesgo de disputas durante la entrega o aceptación del proyecto.
Asegurar un enfoque de colaboración bien definido al inicio del proyecto es crucial para evitar entregas incorrectas y disputas posteriores. También es vital comprender las organizaciones empresariales de ambas partes e identificar a las personas responsables. Las estructuras organizativas poco claras pueden impedir una escalada rápida y la resolución temprana de problemas. Para mitigar este riesgo en CactusSoft, enfatizamos el papel de los gerentes de proyecto sólidos que supervisan el alcance, el precio y el presupuesto, y actúan como un puente entre el cliente y el equipo del proyecto.
Conclusión
Para retomar la conversación sobre estos 2 tipos de contrato, permítanme proporcionarles 2 pequeñas listas de verificación que simplificarán su decisión sobre qué tipo de colaboración elegir.
Lea los puntos a continuación. Si puede marcar la mayoría de ellos, entonces un proyecto de precio fijo es su mejor opción.
- El alcance es muy claro y está bien definido, no se esperan cambios.
- Basado en este alcance, es posible estimar la cantidad de trabajo y la duración con precisión.
- Los procedimientos de aceptación y los criterios de aceptación pueden ser acordados explícitamente por ambas partes.
- El riesgo se define como riesgo y el alcance de la desviación es limitado.
- La complejidad del proyecto es bastante baja.
Si puede marcar los siguientes puntos, entonces elegir un enfoque de Tiempo y Material es más adecuado para usted:
- No hay suficiente información disponible para definir el alcance al inicio del proyecto.
- Se esperan cambios en los requisitos.
- La complejidad del desarrollo es bastante alta.
- Los riesgos no pueden identificarse claramente.
En conclusión, este artículo ha explorado dos enfoques de proyecto comúnmente utilizados, los contratos de Precio fijo y de Tiempo y material, con el objetivo de aclarar sus aplicaciones específicas. El próximo artículo profundizará en exámenes detallados de los tipos de contrato Tiempo y Material con CAP, Precio Fijo + T&M, Honorario Fijo (T&M) con Incentivos, Recompensas de Riesgo e ingresos, y Riesgo Compartido, cada uno adaptado a casos específicos.
