En Cactus, la innovación siempre se ha basado en el impacto práctico. A medida que la empresa continúa creciendo, la necesidad de un proceso de incorporación claro, coherente y eficiente se ha vuelto más relevante. Los nuevos empleados reciben una gran cantidad de información, desde documentación de RR.HH. hasta directrices de TI, y es fácil que se sientan perdidos o inseguros sobre dónde encontrar respuestas.
Para abordar esto, Cactus desarrolló un chatbot impulsado por IA dentro de Microsoft Teams con un propósito simple: ayudar a los empleados a acceder a la información rápidamente, reducir las preguntas repetitivas para RR.HH. y TI, y garantizar que el conocimiento esté siempre al alcance.
El Desafío y la Oportunidad
Simplificando el acceso a la información
Los recién llegados a menudo olvidan dónde están almacenados los documentos o tienen dificultades para localizar los procedimientos internos. Como resultado, RR.HH. y TI necesitan reenviar con frecuencia los mismos materiales o responder preguntas que ya están cubiertas en las guías existentes. Esto ralentiza la incorporación y crea una carga de trabajo innecesaria para los equipos de soporte.
Una mejor manera de incorporar
El chatbot crea una experiencia de incorporación más eficiente y respaldada por IA al:
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Hacer que la información sea instantáneamente accesible, directamente dentro de Microsoft Teams.
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Reducir la dependencia de RR.HH. y TI para preguntas rutinarias.
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Empoderar a los empleados para encontrar respuestas de forma independiente.
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Usar IA para combinar la búsqueda inteligente con la automatización temprana de procesos.
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Optimizar los flujos de trabajo internos entre departamentos.
El chatbot facilita un proceso de incorporación más fluido y seguro, y sienta las bases para una mayor eficiencia interna.
La Base Tecnológica
El equipo de desarrollo de Cactai diseñó un marco técnico en capas que combina IA avanzada con procesamiento estructurado de datos.
1. Integración con Microsoft Teams
El chatbot se instala como una aplicación nativa de Teams, ofreciendo acceso a todos los empleados sin introducir nuevas herramientas.
2. Recuperación inteligente de conocimiento
El backend del bot se conecta a múltiples fuentes de datos, comenzando actualmente con Confluence, pero diseñado para expandirse a archivos, sitios de terceros o cualquier almacén de datos interno. La información se indexa como datos vectorizados, lo que permite la búsqueda semántica en lugar de la simple coincidencia de palabras clave.
3. Inteligencia de Modelo de Lenguaje Grande (LLM)
En el núcleo se encuentra un modelo basado en ChatGPT mejorado por:
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Búsqueda semántica (base de datos vectorial)
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Búsqueda a nivel de palabras clave (para reforzar la precisión)
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Procesamiento de preguntas consciente del contexto
Esta combinación asegura que el chatbot pueda interpretar el lenguaje natural, obtener información relevante y responder con respuestas claras y precisas basadas en la documentación de la empresa.
4. Gestión de conversaciones
Los usuarios pueden emitir comandos como:
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«Muéstrame lo que sabes» – muestra las fuentes de conocimiento disponibles
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«Reiniciar conversación» – borra la memoria para evitar la confusión de contexto al cambiar de tema
Esto asegura conversaciones más fiables y evita que las respuestas de IA mezclen temas no relacionados.
Solución e Impacto en el Mundo Real
Las tareas rutinarias de soporte que antes requerían tiempo de RR.HH. o TI ahora se gestionan automáticamente. El chatbot puede guiar a los usuarios a través de los procedimientos, proporcionar documentos bajo demanda y garantizar la coherencia en las respuestas proporcionadas en toda la empresa.
El bot también está evolucionando hacia una herramienta que puede realizar tareas operativas simples. Una próxima función permitirá a los usuarios autorizados activar la creación de facturas en el sistema Tempo directamente desde Teams. Otra función añadida recientemente notifica automáticamente a RR.HH. cuando los empleados no han cumplimentado correctamente sus horas mensuales, una tarea que antes requería una comprobación manual.
El Futuro y Conclusión
De cara al futuro, el chatbot seguirá creciendo con más fuentes de conocimiento, un mejor manejo del contexto y nuevas automatizaciones. La visión a largo plazo es un asistente interno unificado que brinde soporte a múltiples departamentos.
Al hacer que la información sea fácil de acceder y automatizar tareas repetitivas, Cactus está construyendo un entorno de trabajo más eficiente.
